弁護士が仕事でよく使うエクセルの関数について④

ここまで,数字を分類するSUMIF関数と,それを使う際に便利な「データの入力規則」や「絶対参照」などについて,ご紹介しました。

これらは,私が弁護士業務を行ううえで,毎日のようにパソコン上で使っている関数です。

このように大きな数字を扱う集計表を作っていると,たとえば,A1のセルをいまみているけれども,B3000のセルの数字を修正したいというように,かなり距離のはなれたセルの間を移動したくなるときがあります。

こういうとき,愚直にスクロールで移動する方法もありますが,エクセルのショートカットキーを使うと,非常にサクサクと仕事が進みます。

たとえば,「ctrl」キーを押しながら「↓」「→」などの矢印キーを使うと,一気に数字の入っているセルの一番端のセルまでジャンプすることができます。

たとえばA1のセルからA5000のセルまで数字が入力されているときに,A1のセルで上記のキーを押すと,一気にA5000のセルまで飛べます。

ただし,数字の入力がないところでこの操作をすると,A1048576というような最果てのセルまでジャンプすることになるので注意が必要です。

また,データをコピーしたいときも,例えば,A1からA100のセルまでの数字をコピーしたいときに,マウスの捜査でドラッグしながらコピーの範囲を広くするよりも,「Shift」キーを押しながら方向ボタンでセルの範囲を増やしていった方が操作は楽だと思います。

また,先ほどのショートカットキーと組み合わせてCTRL+Shift+↓と押せば,一気に,A1からA5000までのすべての数字をコピーすることも可能です。

大量のデータを入力したあと,作業がつらいときには知っておくと便利な小技だと思います。